Jedným z hlavných bodov, ktoré je Mestské zastupiteľstvo povinné aktívne zverejniť, je zápisnica z verejných zasadnutí Mestských zastupiteľstiev (podľa § 5 ods. 2 zákona č. 211/2000 Z. z. a § 5 ods. 8 zákona č. 211/2000 Z. z.), pričom zastupiteľstvo je zásadne verejné. Neverejným sa stáva len v prípade, že rokuje o informáciách chránených podľa osobitných zákonov.
Podľa posledného hodnotenia transparentnosti miest za roky 2020 – 2023 pod názvom „Otvorená samospráva“, ktoré hodnotí stovky najväčších slovenských samospráv, video alebo audio záznam zasadnutia zastupiteľstva zverejňuje 89 zo 100 najväčších miest Slovenska. Rebríček Otvorená samospráva však nehodnotí len to, či sú informácie zverejnené ale aj ich kvalitu, obsah, formu a dostupnosť občanovi. To je možné dosiahnuť len kvalitným doslovným prepisom zastupiteľstiev a spracovaním zápisnice.
Vďaka doslovnému prepisu:
- Ľahko vyhľadávate v zápisnici žiadané pasáže, keďže je prepísané všetko, čo bolo povedané.
- Kopírujete text alebo citácie zo zápisnice. Vzhľadom na to, že je prepísané všetko doslovne, už to viac nemusíte prácne prepisovať na základe video záznamu.
- Prepísané pasáže môžete ďalej využívať pri komunikácii s občanom, poslancami či na marketingové účely.
- Zapisovateľka nie je vystavovaná kritike, že parafrázovala niektorého z rečníkov nesprávne, tým pádom sa vyhnete konfliktom vznikajúcim na základe nepresného prepisu jednotlivých pasáži zastupiteľstva.
- Jednotlivý rečníci sa môžu brániť tým, čo skutočne povedali, ak ich niekto nesprávne cituje napríklad v čase predvolebných kampaní.
- Doslovný zápis zo zastupiteľstva robíte priebežne po každom zastupiteľstve. To znamená, že sa viete jednoducho kedykoľvek vrátiť ku ktorejkoľvek téme bez toho, aby ste čakali, kým to niekto vyhľadá v nahrávke a ručne prepíše.
- Nemáte problém získať podpisy od overovateľov zápisnice.
Časová náročnosť doslovného prepisu je však nepopierateľná a mnohé mestá od doslovného prepisu upustili hlavne kvôli vyťaženosti referentov pre iné aktivity mesta. Čo sa však stáva, vznikajú sporné situácie, kedy je potrebné dodatočne prepisovať návrhy poslancov, citácie primátora ale aj celé časti diskusií. Moderné technológie dnes vedia zabezpečiť doslovné prepisy najmä vďaka kvalitnými slovníkom, rozpoznaním hovorcov, čím výrazne skracujú čas na tvorbu zápisnice a odľahčujú interné kapacity, ktorých náplňou práce je aj iná agenda.
Zápisnica na kľúč predstavuje zabezpečenie celej jej štruktúry – doslovný prepis, jazykovú korektúru, opravu preklepov, doplnenie materiálov zo zastupiteľstva (uznesenia, hlasovania, majetkové prevody a iné), ako aj finálnu grafickú úpravu podľa požiadaviek a pravidiel Mestského zastupiteľstva, čo výrazne šetrí čas na jej spracovanie.
